Términos y condiciones

EMDIMO S.A.S., identificada con NIT 902.067.718-1 y con domicilio en Bogotá D.C., Colombia (en adelante "Emdimo"), pone a disposición de sus clientes la plataforma EmdimoBackOffice, disponible en emdimo.co y dominios asociados (en adelante "la Plataforma"): un backoffice web multi-tenant para la gestión de la operación de PYMES.

1. Aceptación

El acceso y uso de la Plataforma implica la aceptación íntegra y sin reservas de los presentes Términos y Condiciones. Si el usuario no está de acuerdo con alguno de los términos aquí establecidos, debe abstenerse de utilizar la Plataforma.

2. Objeto de la plataforma

La Plataforma permite a cada organización administrar módulos de operación (entre otros: inventario, compras, manufactura, recursos humanos, servicios, ventas, finanzas, facturación electrónica y nómina electrónica), de acuerdo con el plan y la configuración contratados. La prestación del servicio puede regirse adicionalmente por un contrato o acuerdo independiente suscrito entre las partes.

3. Cuenta y acceso

El acceso a la Plataforma requiere una cuenta de usuario. El usuario es responsable de la confidencialidad de sus credenciales y de toda actividad realizada bajo su cuenta. Cada organización es responsable de administrar los roles y permisos de sus propios usuarios.

4. Uso permitido

El usuario se compromete a utilizar la Plataforma conforme a la ley, la moral y las buenas costumbres. En particular, se prohíbe:

• Utilizar la Plataforma con fines ilícitos o que vulneren derechos de terceros.
• Realizar acciones que puedan dañar, sobrecargar o deteriorar la Plataforma o impedir su normal funcionamiento.
• Intentar acceder a áreas, organizaciones o datos para los que no se tiene autorización, o vulnerar medidas técnicas de seguridad.
• Extraer datos de la Plataforma por medios automatizados o no autorizados.

5. Propiedad intelectual

El software, el diseño, la marca y demás elementos de la Plataforma son propiedad de Emdimo o de sus respectivos titulares y están protegidos por las leyes colombianas y los tratados internacionales sobre derecho de autor y propiedad industrial, en particular la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993 y la Decisión Andina 486 de 2000.

Los datos que cada organización registra en la Plataforma son de su propiedad; Emdimo los trata como encargado, conforme al Aviso de Privacidad.

6. Datos personales

El tratamiento de los datos personales recolectados a través de la Plataforma se rige por el Aviso de Privacidad, que el usuario declara conocer y aceptar al utilizar la Plataforma.

7. Integración con servicios de terceros

La Plataforma puede integrarse, de forma opcional y a solicitud del usuario, con servicios de terceros (entre otros, Google Calendar). El uso de esos servicios se rige por sus propios términos y políticas. La integración con las APIs de Google se realiza conforme a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de la API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado.

8. Facturación y nómina electrónicas

El módulo de facturación electrónica y de nómina electrónica opera a través de Dataico S.A.S., proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. Al activar el módulo, la organización autoriza a Emdimo para gestionar por su cuenta la transmisión de sus documentos electrónicos ante el proveedor tecnológico y la DIAN —incluido el otorgamiento del contrato de mandato que dicho proveedor requiere— y para designar al proveedor tecnológico y a los proveedores de infraestructura como sub-encargados del tratamiento de datos, conforme al Aviso de Privacidad. La organización es responsable de:

• Su habilitación como facturador electrónico ante la DIAN, el registro del sistema de facturación empleado y la vigencia de su resolución de autorización de numeración.
• La veracidad, exactitud y completitud de la información fiscal propia y de los datos de los adquirientes y proveedores que registra en la Plataforma.
• La veracidad de la información laboral y de pago de sus colaboradores reportada en los documentos de nómina electrónica.
• Contar con la autorización de sus clientes, proveedores y colaboradores para el tratamiento de sus datos personales con fines de facturación y nómina electrónicas, cuando dicha autorización sea exigible.
• El cumplimiento de sus obligaciones tributarias, contables y laborales derivadas de los documentos emitidos.

Emdimo no responde por el rechazo de documentos derivado de información errónea o incompleta suministrada por la organización, ni por la indisponibilidad de los servicios de la DIAN o del proveedor tecnológico. Los documentos electrónicos emitidos son de exclusiva responsabilidad fiscal de la organización emisora y, una vez validados por la DIAN, son inmutables: su corrección procede únicamente por los mecanismos previstos en la normativa tributaria (notas crédito o débito y notas de ajuste). Los cupos, consumos y tarifas de documentos electrónicos —incluidos los eventos de recepción— se rigen por el plan o contrato suscrito con Emdimo. La organización mantendrá indemne a Emdimo frente a reclamaciones de terceros y sanciones de autoridades derivadas del incumplimiento de las obligaciones descritas en esta cláusula.

9. Limitación de responsabilidad

Dentro de los límites permitidos por la legislación colombiana, Emdimo no se hace responsable por:

• Daños o pérdidas derivadas del uso o imposibilidad de uso de la Plataforma por causas ajenas a Emdimo.
• La exactitud o el contenido de los datos registrados por cada organización o sus usuarios.
• Interrupciones del servicio, virus o fallos técnicos derivados de causas ajenas a Emdimo.
• Contenidos o servicios de terceros enlazados o integrados con la Plataforma.
• Interrupciones, rechazos o demoras atribuibles a la DIAN o a los proveedores tecnológicos de facturación electrónica.

10. Modificaciones

Emdimo se reserva el derecho de modificar en cualquier momento los presentes Términos y Condiciones. Las modificaciones entrarán en vigor desde el momento de su publicación en este sitio. Se recomienda al usuario revisarlos periódicamente.

11. Ley aplicable y jurisdicción

Los presentes Términos y Condiciones se rigen por las leyes de la República de Colombia, en particular la Ley 527 de 1999 (comercio electrónico y firmas digitales), el Código de Comercio, el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011), la Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales) y demás normas concordantes.

Cualquier controversia derivada de la interpretación o ejecución de los presentes Términos será sometida a los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.